Autor:innen:

Tanja Hall Lead Requirements Engineer bei BAYOOMED

Julia Schliesch Marketing Generalist bei BAYOOMED

Digitale Services, neue Versorgungsangebote, gesetzliche Änderungen oder die Weiterentwicklung bestehender Systeme – Krankenkassen stehen kontinuierlich vor der Herausforderung, komplexe Anforderungen in funktionierende Lösungen zu überführen.

Dabei wird häufig unterschätzt, welche Rolle Requirements Engineering für den Projekterfolg spielt. Viele Herausforderungen entstehen nicht erst während der Umsetzung, sondern bereits bei der Definition der Anforderungen. Wenn Fachbereiche, IT, Datenschutz oder andere Beteiligte unterschiedliche Erwartungen haben, sind Verzögerungen, Nacharbeiten und zusätzliche Kosten oft vorprogrammiert.

Genau hier setzt Requirements Engineering an. Der Begriff beschreibt den strukturierten Umgang mit Anforderungen – von der Erhebung über die Analyse und Abstimmung bis hin zur Dokumentation und Verwaltung. Ziel ist es, die Bedürfnisse aller Beteiligten zu verstehen und sicherzustellen, dass die entwickelte Lösung diese Anforderungen erfüllt.

Aus Schulungen, Reviews und Projekten im Krankenkassenumfeld haben sich fünf zentrale Learnings herauskristallisiert.

Der wichtigste Erfolgsfaktor im Requirements Engineering ist nicht die Methode, das Tool oder das gewählte Vorgehensmodell – sondern die Kommunikation.

In Krankenkassen treffen unterschiedliche Fachbereiche aufeinander: Leistungen, Pflege, Beitrag, Kundenservice, IT, Datenschutz, Recht oder Controlling. Jeder Bereich bringt eigene Anforderungen, Perspektiven und Begrifflichkeiten mit.

Genau hier entstehen häufig Missverständnisse. Während einige Teams mit Tickets oder User Stories arbeiten, nutzen andere Fachkonzepte oder Prozessbeschreibungen. Wird kein gemeinsames Verständnis geschaffen, entstehen Unklarheiten, die sich durch das gesamte Projekt ziehen können.

Erfolgreiches Requirements Engineering beginnt deshalb mit einer gemeinsamen Sprache und einem gemeinsamen Verständnis der Ziele, Anforderungen und Erwartungen aller Beteiligten.

Viele Mitarbeitende arbeiten täglich mit Anforderungen, ohne dies bewusst als Requirements Engineering wahrzunehmen.

Ob Änderungswunsch, Fachkonzept, Prozessbeschreibung oder User Story – Anforderungen entstehen an vielen Stellen der Organisation. Deshalb ist Requirements Engineering nicht ausschließlich Aufgabe von Fachanalyst:innen oder Projektteams.

Ein gemeinsames Verständnis hilft dabei, Anforderungen strukturiert zu erfassen, nachvollziehbar zu dokumentieren und zielgerichtet umzusetzen.

Krankenkassen verarbeiten hochsensible Gesundheits- und Sozialdaten. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und regulatorische Konformität.

Bereits bei der Erhebung von Anforderungen müssen unter anderem berücksichtigt werden:

Werden diese Aspekte erst spät im Projekt betrachtet, führt dies häufig zu aufwendigen Anpassungen, Verzögerungen oder zusätzlichen Kosten.

Ein häufiger Irrtum besteht darin, einen einheitlichen Prozess für die gesamte Organisation etablieren zu wollen.

In der Praxis unterscheiden sich die Anforderungen jedoch erheblich. Die Entwicklung eines digitalen Versichertenservices stellt andere Anforderungen als die Optimierung interner Fachverfahren oder die Umsetzung regulatorischer Änderungen.

Erfolgreiches Requirements Engineering berücksichtigt diese Unterschiede und passt Vorgehensweisen an die jeweiligen Geschäftsprozesse und Fachbereiche an.

Requirements Engineering wird häufig als zusätzlicher Aufwand wahrgenommen. Tatsächlich verhält es sich meist genau umgekehrt.

Je früher Anforderungen vollständig, verständlich und nachvollziehbar erfasst werden, desto geringer sind die Kosten in späteren Projektphasen.

Die Vorteile zeigen sich unter anderem durch:

Gerade in komplexen Krankenkassenprojekten kann ein strukturierter Umgang mit Anforderungen entscheidend dazu beitragen, Risiken zu reduzieren und Ressourcen effizient einzusetzen.

Die größte Herausforderung im Requirements Engineering ist die Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Fachbereiche, IT, Datenschutz, Recht und weitere Bereiche bringen unterschiedliche Perspektiven, Anforderungen und Prioritäten mit. Diese frühzeitig zusammenzuführen und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen, ist die Grundlage für erfolgreiche Projekte.

Erst auf dieser Basis können Anforderungen vollständig, nachvollziehbar und kontextgerecht ermittelt, dokumentiert und umgesetzt werden.

Werden fachliche, technische und regulatorische Anforderungen frühzeitig berücksichtigt, lassen sich Missverständnisse reduzieren, Risiken minimieren und Digitalisierungsprojekte erfolgreicher umsetzen.